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ERP實施中雙線運行的必要性

當企業確定上ERP系統后,會遇到一個取舍問題:上ERP后,是否就等于馬上停止一切手工操作?也就是說在ERP項目實施的前期,系統操作與手工操作是否需要并行?很多老總剛開始的時候,堅決反對雙線并行。他們擔心,如果在ERP系統具備上線的條件后,還允許員工進行手工作業的操作,那員工就不會盡力去做ERP系統,他們將無法拋開手工作業;另一方面,雙線并行后,工作量明顯增加,員工一心兩用,可能那一方面的工作都做不好。那還不如確定一個時間,讓員工把手工作業全部拋掉,都采用系統作業好了。如此,就可以打消他們對于手工作業的依賴,認為系統作業不準也沒關系,反正有手工作業呢。

其他,員工的這種想法是有道理的。

在ERP實施過程中采用雙線并行的方式,由于有手工作業的存在,員工對于ERP系統就不會很依賴。ERP系統產生的單據,很多員工當作是一種附件,當作校對來使用。所以,在這種心態的影響下,他們操作ERP系統的時候,難免會打折扣了。同時,由于工作量加倍的影響,ERP系統操作的質量更是受到了影響。

雖然雙線并行會暫時性加大員工的工作量,但是,我們也要強調,雙線并行是非常必要的。它是實現企業管理平穩的從手工作業過渡到信息化管理的必要保障。

一、雙線并行可以減少因ERP系統操作不熟悉而造成的管理風險。

在ERP項目的培訓階段、系統模擬階段,雖然用戶對ERP系統有了一定的了解,而且,也或多或少親自操作過系統。但是,實彈模擬跟親自上戰場還是有一定區別的。前面無論是培訓,還是模擬,基本上都是紙上談兵。現在要真槍實彈的上戰場了,難免還有一些用戶會因為緊張等原因,在操作ERP系統中,由于ERP系統操作不熟練,出現或大或小的錯誤。

當出現錯誤時,由于沒有手工作業的對比,所以,即使有錯誤也很難發現。同時由于用戶對于ERP系統還比較陌生,所以,要核對數據,相對來說,也比較不容易實現。所以,這個錯誤就會一直沿襲下去,從銷售到生產、采購,再流到倉庫、到財務。若錯誤一直沒有發現,則會一直流轉下去,直到最后給企業造成一定的損失。而在ERP系統剛開始運行的時候,這些錯誤有時候是難以避免的。

但是,企業若采用雙線并行的模式進行系統切換的話,則會好的多。以ERP系統作業為主、手工作業為輔,如此,就有了比較的依據。對于一些錯誤,可以一目了然的發現。而有些問題,第一次發現以后,通過ERP系統的調整、配置,可以提到很好的預防作用,預防類似的錯誤不再重復的發生。

在一次在實施ERP項目的時候,由于那時候,在ERP系統實施的過程中,企業剛調整過客戶的付款條件。在書面上的資料,已經做了相關的調整。但是,他們忘了在ERP系統中進行相關的調整。結果,根據客戶的出貨單產生應收帳款的時候,就發現問題了。因為財務人員手工做的預計應收帳款表跟系統里面計算出來的表有錯誤。兩張表格一對,就發現有問題了。結果一查原因,原來是ERP系統里客戶采用的付款條件還是舊的付款條件,沒有按照最新的付款條件進行及時更新。其實,這些都是因為企業用戶還沒有熟悉ERP系統操作所造成的一些常識性錯誤,而這些錯誤,只要用戶熟悉ERP系統的操作,就不會犯了。若沒有手工作業單據跟ERP系統進行對比,則企業用戶就很難發現這個問題。即時發現了問題就避免了以后更大的錯誤方式。

所以,在ERP項目實施的過程中,光靠模擬運行ERP操作是很難有全面的掌握。只有真槍實彈的開始用起來,才會真正發現問題。所以,只要雙線并行的這種ERP實施方式運用一個月,系統中大大小小的問題也就會被發現的差不多了。在這個時候,再拋棄手工作業,就能大大減少因為ERP系統操作不熟悉所造成的管理風險。

二、雙線并行可以減少因數據錯誤所造成的管理風險。

在ERP項目開始的時候,原始數據的導入是一個非常頭疼的問題。企業越大原始數據就越多,若讓一個人打字錄入,估計要一個月才能夠完成,所以需要數據導入。大多企業要求一個星期左右的時間完成這個工作。在一個星期內,完成客戶信息、產品基本資料、產品價格信息、付款條件、信用額度資料等相關信息的整理、核對、輸入系統、系統很對等相關作業,這是一個很艱巨的任務。特別是訂單期初資料的內容,更加容易出錯。

曾經發生過這樣的情況:在用戶在ERP系統中進行數據輸入,不小心,把銷售訂單的數量100000寫為了10000。在剛開始沒有發現這個錯誤,在根據銷售訂單生成出貨單時也沒有發現這個錯誤。還好,因為系統剛開始運行,業務員有手工的出貨記錄,跟客戶對帳的時候,出于完整性的需要,用的是他們手工的出貨明細表,而不是系統的報表。對帳的時候,銷售人員才發現這個錯誤。通過雙線運行的運用,避免了很多意外情況的發生。

綜上所述,企業很難保證在系統剛運行的時候,所有數據都是準確的,特別是一些期初數據,稍微不留心,就可能存在錯誤。而且,由于時間等方面的限制,用戶在期初數據的審核上,也不可能面面俱到,可能會有漏網之魚。所以,在ERP系統實施初期跟手工作業系統進行切換的時候,雙線并行是非常有必要的。

三、雙線并行減少因ERP系統流程設置不合理所造成的管理風險。

我們在ERP項目實施的過程中,進行了業務流程重組。但是,重組以后的業務流程,是否真的符合企業的實際情況呢?這還需要用戶在實際操作中進行檢驗。無論新的操作流程是否真的適合企業的實際情況,但是,由于用戶第一次用新的流程操作相關作業,沒有誰能保證其一定不犯錯誤。而且,即使其犯了錯誤,也不能太過責備與他。一方面,由于其對于新的業務流程不是很熟悉,在操作的過程中,還可能受到手工操作流程的影響,很可能兩者混淆;另一個方面,也有可能新的操作流程不適合企業,操作起來還沒有原先的流程那么方便、那么有效率,所以,企業用戶不知道如何處理了。再說,流程在實際運轉過程中,可能還會出現一些人力難以控制的東西,如部門之間的溝通、人的主觀能動性等問題。

所以,在新舊流程交替的過程中,出現問題時難免的,也是可以原諒的。我們現在要做的就是,如何想辦法,讓企業管理者、流程審核者如何盡早的發現問題,并把問題消除了萌芽狀態。

這就要求,用戶在ERP系統進行切換的過程中,手工作業與系統作業雙線并行。因為,只有如此,即使新的流程設置的不合理,因為有手工作業的單據,有了對比,其發現問題的幾率也會大許多。如此,用戶才有機會盡早的去解決問題,把問題消除在萌芽狀態。才能最大限度到減少企業的損失。

四、ERP實施中雙線并行注意的問題。

為了提高ERP系統切換時,ERP軟件雙線并行的效果,減少其不利影響,我們在實際操作過程中,還需要注意以下問題:

1、單據審核人員,要把好相關的關口。如銷售訂單在審核時,銷售經理要注意兩個問題,一是手工單據與系統單據的內容是否一致。還有一個非常重要的內容,就是是否有ERP系統單據。有些用戶可能由于訂單比較急,ERP系統里的訂單還沒開呢,就拿手工的單據去審批了。遇到這種情況,銷售經理要堅決的把銷售訂單打回去,讓他們把ERP系統里的訂單做好后,再去審核。

2、用戶的觀念要轉變。在雙線并行的過程中,要注意,手工的單據只是作為輔助,不要先做手工單據,然后根據手工單據來做系統單據。什么叫并行?就是兩者要獨立。系統里該怎么做,就該怎么做;手工怎么做,仍然怎么做。兩者在處理的過程中,沒有任何關系。用戶一定要養成這種觀念,否則的話,先做手工單據,再根據手工作業做系統作業,那他就永遠拋不開手工作業了。

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